Jak zwalniać z klasą – cz. I

Zwolnienie pracownika jest niewątpliwie jednym z najtrudniejszych zadań menedżera. Poprzedza je podjęcie decyzji, czy zostały wyczerpane już wszystkie inne środki służące poprawie efektywności i jakości wykonywanej przez pracownika pracy. Poinformowanie pracownika o rozwiązaniu umowy wywołuje silne emocje zarówno po stronie zwalnianego, jak i menedżera.

Jak zwalniać z klasą – cz. I

Zwolnienie pracownika jest niewątpliwie jednym z najtrudniejszych zadań menedżera. Poprzedza je podjęcie decyzji, czy zostały wyczerpane już wszystkie inne środki służące poprawie efektywności i jakości wykonywanej przez pracownika pracy. Poinformowanie pracownika o rozwiązaniu umowy wywołuje silne emocje zarówno po stronie zwalnianego, jak i menedżera.

Przede wszystkim etycznie

Decyzję o zwolnieniu pracownika zawsze podejmuje menedżer, niezależnie od przyczyn, które mogą leżeć po stronie pracownika lub pracodawcy. Dobre przygotowanie do przeprowadzenia zwolnienia pozwala zmniejszyć koszty, jakie pociąga za sobą cały proces, i to zarówno finansowe, jak i psychologiczne. Informacja o tym, w jaki sposób firma rozstaje się ze swoimi pracownikami szybko „idzie w świat”, kształtując tym samym wizerunek pracodawcy na rynku pracy oraz wizerunek samego menedżera.

Najwięcej emocji wywołują zwłaszcza zwolnienia grupowe. Redukcje na szeroką skalę są sygnałem dla otoczenia, że firma boryka się z poważnymi problemami. To z kolei ma wpływ na przyszłe rekrutacje, wyniki finansowe, pozyskiwanie nowych kontrahentów, elastyczność w negocjacjach z klientami. Może więc warto stworzyć plan komunikacji dla pozostających w organizacji pracowników, klientów oraz mediów i przekazać informacje o przyczynach, ewentualnych formach wsparcia dla odchodzących oraz planach na przyszłość.

Źle przeprowadzony proces zwolnienia niesie ryzyko finału w sądzie. A to wiąże się z dodatkowym stresem, kosztami sądowymi, ryzykiem wypłaty odszkodowania pracownikowi bądź przywróceniem do pracy. Przepisy kodeksu pracy dokładnie określają ramy prawne zwolnienia, nie ma niestety procedury przygotowawczej do tego procesu, podobnie jak nie ma kodeksu prowadzenia rozmowy z pracownikiem. W grę wchodzą więc kompetencje komunikacyjne i osobowość menedżera. Etyka zwolnienia polega więc na odpowiednim przygotowaniu się menedżera do całego procesu, począwszy od podjęcia rzetelnej decyzji opartej na faktach uzasadniających zwolnienie, przez zapoznanie się z aspektami prawnymi, zaplanowanie rozmowy aż po umiejętne dalsze pokierowanie zespołem. I to wszystko z wyczuciem trudnej sytuacji i szacunkiem należnym każdemu pracownikowi. Planując proces zwolnienia, warto pamiętać, że ta sytuacja może dotknąć każdego z nas.

Przygotowanie do zwolnienia

Cały proces rozstania się z pracownikiem musi być profesjonalnie przygotowany. Impulsywne decyzje menedżera pod wpływem chwili, czy na skutek incydentalnego zachowania pracownika, zwykle albo nie wywołują skutków prawnych, albo kończą się w sądzie.

Zanim menedżer podejmie decyzje o zwolnieniu, powinien odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

1. Czy zwolnienie jest najlepszym rozwiązaniem i nie istnieją żadne inne realne opcje?

2. Czy zachowanie/zachowania pracownika stanowią przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy o pracę? Warto skonsultować to z prawnikiem.

3. Czy pracownik nie jest prawnie chroniony przed zwolnieniem, np. okres przedemerytalny, kobieta w ciąży, pełnienie określonych funkcji w związkach zawodowych.

4. Czy jako menedżer zrobił wszystko, aby wpłynąć na zmianę zachowania i postawy pracownika, np. skierował go na odpowiednie szkolenie, na bieżąco udzielał wsparcia itp.?

5. Czy na bieżąco przekazywał mu informację zwrotną na temat jakości i efektywności jego pracy oraz swoje oczekiwania względem niego?

6. Czy dokumentował wyniki pracy pracownika, np. w postaci notatek służbowych, kar porządkowych, arkuszy ocen okresowych itp?

7. Jakie są procedury rozwiązywania umowy o pracę w organizacji?

8. Czy została przygotowana niezbędna dokumentacja zwolnienia – pismo wypowiadające umowę o pracę, porozumienie stron lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia?

9. Czy zamierza przeprowadzić rozmowę sam, czy razem z osobą np. z działu personalnego?

10. Czy wybrał odpowiednie miejsce zapewniające prywatność podczas rozmowy?

11. Czy zaplanował przebieg dnia zwolnienia, poczynił ustalenia co do poczty elektronicznej pracownika, odebranie osobistych rzeczy przez pracownika itp.?

12. W jaki sposób przedstawi sytuację pozostałym pracownikom i w jaki sposób poradzi sobie z negatywnymi emocjami w zespole?

13. Kto przejmie obowiązki zwalnianego pracownika?

W niektórych sytuacjach wina pracownika jest na tyle oczywista, że menedżer nie ma wątpliwości, że nie chce dłużej pracować z daną osobą. W innych przypadkach warto zastanowić się nad alternatywnymi rozwiązaniami jak na przykład: przeniesienie pracownika na inne stanowisko, zastosowanie kary porządkowej lub pozbawienie gratyfikacji finansowej, wypowiedzenie warunków pracy i płacy, skierowanie na szkolenia podnoszące kompetencje lub zapewnienie innych form rozwoju.

Jeśli menedżer podejmie decyzję o zwolnieniu, zwłaszcza pracownika na wysokim stanowisku, warto zastanowić się nad zastosowaniem programu outplacementu, który ma na celu ułatwienie pracownikowi znalezienia się w nowej sytuacji życiowej i zawodowej, przystosowanie do wymogów współczesnego rynku pracy oraz znalezienie nowej pracy.

Przykład. Program outplacementu indywidualnego został zastosowany wobec dyrektora handlowego, który awansował ze stanowiska przedstawiciela handlowego za wybitne wyniki sprzedażowe. Jednak jako dyrektor nie spełniał swoich zadań, w dalszym ciągu wolał kontakt z klientami, a nie globalne zarządzanie sprzedażą i podległymi pracownikami. Pracodawca zdecydował się wypowiedzieć mu umowę o pracę, zapewniając jednocześnie pomoc doświadczonego doradcy kariery i firm rekrutacyjnych. Zapobiegło to frustracji pracownika, a także uratowało atmosferę w firmie.

Program pomocy zwalnianym pracownikom może obejmować szkolenia podnoszące kompetencje, doradztwo w zakresie rozwoju kariery, doradztwo zawodowe i psychologiczne, pośrednictwo pracy. Wdrożenie nawet pojedynczych elementów programu outplacementu przynosi wiele korzyści zarówno zwalnianym pracownikom, jak i pracodawcy.

.